Préparez la rentrée avec Orange Pro, la boutique Orange pour les entreprises !

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Pour les entreprises, la fin du mois d’août est une période cruciale. Elle est l’occasion de procéder à quelques petits réglages avant la reprise d’activité. Pour d’autres entreprises, c’est également la période idéale pour déménager. 

Il faut compter entre 6 mois et 3 mois de préparation suivant la taille de l’entreprise et les impératifs à respecter : tâches administratives, archives, mobilier, téléphonie, ménage, travaux, tout y passe ! On estime qu’en 2013, 90 000 entreprises françaises ont déménagé. Orange Pro les accompagne dans le raccordement au réseau téléphonique et internet de leur nouveau lieu de travail.

Infographie Déménager ma Petite Entreprise

Pour mieux s’organiser, voici un guide en 6 étapes pour mieux s’y préparer :

J-180 : ÉVALUER VOS BESOINS

  • Faire un audit des locaux : il est important de choisir son nouveau lieu en fonction de ses ressources. Un local trop petit posera des problèmes logistiques tandis qu’un espace trop grand représentera des surcoûts d’énergie et de loyer.
  • Prévenir votre propriétaire de votre départ : associer votre propriétaire à votre projet de départ.
  • Rédiger un cahier des charges pour établir un devis : lister les différents éléments à déménager pour avoir une estimation des coûts la plus fidèle.
  • Faire le point sur le mobilier : Le déménagement peut être l’occasion pour la société de renouveler son parc mobilier.

J-90 : ORCHESTRER LES OPÉRATIONS

  • Comparer plusieurs déménageurs : cela permettra de choisir le meilleur prestataire. Attention ! Chacun a sa spécialité. Certains sont davantage orientés sur le transfert administratif tandis que d’autres sont davantage positionnés sur le transfert de mobilier. Il est donc important de bien choisir le déménageur.
  • Anticiper les travaux dans l’ancien et les nouveaux locaux : quitter un lieu est l’occasion de le remettre en état si quelques dommages ont été causés pour ce qui est des locataires. Lorsque l’entreprise vend son bien, la rénovation du lieu de travail peut permettre de réaliser une plus-value. Il est également important de planifier des travaux dans le nouveau lieu de travail afin de l’adapter à l’activité et aux mœurs de l’entreprise.
  • Communiquer auprès des salariés : un déménagement est l’objet de nombreuses spéculations au sein du personnel de l’entreprise. Il est donc primordial de les tenir au fait de l’échéancier et des objectifs afin de faire de cette ressource de puissants alliés et relais dans ce moment clé de la vie de l’entreprise.

J-60 : PRÉPARER VOTRE ARRIVÉE

  • Initier les démarches de raccordements : prévenez votre fournisseur d’accès à internet de votre déménagement. Si ratée, cette étape critique peut s’avérer être un handicap pour l’entreprise en fonction de son activité : l’accès à internet et le téléphone sont des ressources essentielles pour la bonne santé d’une société.
  • Lors du raccordement de votre nouveau local, votre FAI nécessitera des éléments suivants :
    1. L’adresse complète du nouveau lieu de travail.
    2. Le nom ou n° de l’ancien occupant à cette adresse.
    3. Un n° de mobile pour maintenir le contact avec votre FAI.

J-30 INFORMER DE VOTRE DÉPART

  • Empaqueter vos documents : chaque salarié trie et range ses propres documents.
  • Prévenir La Poste afin de réexpédier le courrier de la société à la bonne adresse pour le jour du déménagement. C’est l’occasion également de prévenir ses partenaires commerciaux du changement d’adresse.

J-7 VÉRIFIER LES DERNIERS DÉTAILS

  •  Nettoyer son futur ex-lieu de travail : veiller à rendre le lieu de travail dans les meilleures dispositions pour les nouveaux entrants.
  • Souscrire à une assurance déménagement pour prévenir tout dégât.
  • Affecter un espace pour le camion de déménagement pour le transfert des biens.
  • Convenir d’un rendez-vous pour l’état des lieux du local à rendre.
  • Demander la connexion du nouveau local aux réseaux de gaz et d’électricité.
  • Établir une feuille de route pour coordonner les actions de vos salariés.

J-1 EXTINCTION DES FEUX

  • Veiller à couper l’eau, le gaz, l’électricité et à retirer toute trace de votre présence (nom sur la boîte aux lettres, interphones, portes).
  • Rendre les clés à l’intermédiaire (agence par exemple) ou au nouveau propriétaire.